Wussten Sie schon, dass seit dem 01.01.2017 die E-Mail Archivierung Pflicht für alle Unternehmen ist?
Seit dem 01.01.2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD).
Die Verordnung gilt praktisch bereits seit November 2010. Eine Schonfrist ergibt sich aus der Regelung, dass Kassensysteme, die den Anforderungen nicht oder nur teilweise genügen, längstens bis zum 31. Dezember 2016 eingesetzt werden dürfen.
Die GoBD aus dem November 2014 (Gültigkeit ab 1. Januar 2015) konkretisiert die Anforderungen des Gesetzgebers weiter. Diese gelten für die maschinelle Auswertbarkeit, die Verfahrensdokumentation, das interne Kontrollsystem und die elektronische Archivierung sowie für den Datenzugriff der Finanzbehörden. Damit wird klargestellt, dass eine Verfahrensdokumentation Pflicht ist.
„Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, zum Beispiel bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.“
„Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen (…) unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden.” Verantwortlichen in allen Unternehmen muss klar werden, was das in Kombination mit den weiteren Verordnungsinhalten bedeutet.
Um den Ansprüchen des Gesetzgebers zu genügen, ist ein Archivsystem, das eine technische Unveränderbarkeit liefert, nötig.
Die Ablage der Daten in einem Dateisystem erfüllt diese Anforderungen nicht.
Haben Sie fragen dazu oder wollen ein E-Mail Archivierungssystem in Ihrem Unternehmen einführen, wir sind für Sie da!